مع ظهور العمل عن بُعد والفِرَق الموزَّعة، أصبحت الاجتماعات عبر الإنترنت جزءاً حيوياً من الاتصالات التجارية الحديثة. فقد جعلت القدرة على الاتصال بالزملاء والعملاء من أي مكان في العالم من الممكن التعاون , و العمل على المشاريع، ومناقشة المواضيع المهمة، واتخاذ القرارات دون الحاجة لأن يكون الجميع في نفس الموقع الجغرافي.
ومع ذلك، قد يكون من الصعب إدارة الاجتماعات عبر الإنترنت بشكل فعال، حيث توجد العديد من العوامل التي يجب مراعاتها، مثل التكنولوجيا والاتصال والمشاركة. في هذه المقالة، سوف نستكشف كيفية إدارة الاجتماعات عبر الإنترنت بشكل فعال وتقديم قائمة التحقق بتنسيق الجدول لسهولة الرجوع إليها.
- التخطيط والإعداد : المفتاح لإدارة الاجتماعات عبر الإنترنت بشكل فعال هو التخطيط والإعداد مسبقاً. ويشمل ذلك تحديد الأهداف الواضحة للجلسة والقرار على جدول الأعمال وتحديد من سيحضر الاجتماع. كما أنه من المهم التأكد من أن جميع المشاركين لديهم التكنولوجيا والأدوات اللازمة للمشاركة في الاجتماع، مثل اتصال إنترنت مستقر وكاميرا وميكروفون.
- التكنولوجيا المناسبة: اختيار التكنولوجيا المناسبة لاجتماعك عبر الإنترنت ضروري لنجاحه. هناك العديد من الخيارات المتاحة، مثل منصات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom و Skype و Google Meet. من المهم اختيار منصة موثوقة وسهلة الاستخدام ولديها الميزات اللازمة لدعم أهداف الاجتماع الخاص بك. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى مشاركة المستندات أو العروض التقديمية، تأكد من أن المنصة لديها وظيفة مشاركة الشاشة.
- وضع قواعد اللعب: لضمان سلاسة عقد اجتماعك عبر الإنترنت، من المهم وضع قواعد اللعب لجميع المشاركين. يشمل هذا الإرشادات للتحدث، وكتم الصوت، والمشاركة في وظيفة الدردشة. كما أنه من المهم وضع قواعد للانضباط الزمني، مثل تحديد وقت البدء والانتهاء للاجتماع وتذكير المشاركين بالانضمام في الوقت المحدد.
- مشاركة المشاركين: مشاركة المشاركين في اجتماعك عبر الإنترنت ضروري للحفاظ على اهتمام الجميع وتحفيزهم. يشمل ذلك تشجيع المشاركة الفعالة من خلال طرح الأسئلة والبحث عن التعليقات وتسهيل المناقشات. من المهم أيضًا التأكد من أن كل شخص لديه فرصة للمساهمة في المحادثة وتجنب التحدث فوق بعضهم البعض.
- المتابعة: المتابعة بعد اجتماعك الافتراضي ضرورية للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة وأن الأعمال المطلوبة قد تم الانتهاء منها. ويتضمن ذلك إرسال ملخص للاجتماع بما في ذلك أي قرارات تم اتخاذها وأي مهام مطلوبة وخطوات المتابعة. كما أنه من المهم أيضًا توفير جدول زمني لإكمال أي مهام تم تعيينها خلال الاجتماع.
