هو قسم مركزي داخل المؤسسة و المسؤول عن تنظيم وتنفيذ ممارسات إدارة المشاريع , يلعب مكتب PMO دورًا حاسمًا في إدارة المشاريع وتوجيهها نحو استراتيجيات الأعمال وضمان نجاح المشروعات.
في هذه المقالة ، سنستكشف أفضل الأدوات المتاحة رقمياً لتشغيل مكتب PMO في اي المؤسسة.
- برامج إدارة المشاريع
تعد برامج إدارة المشاريع أداة ضرورية لـ PMO. فهي تساعد في التخطيط والتتبع والمراقبة اللازمة للمشاريع. توفر البرامج ميزات مثل جدولة المهام والرسوم البيانية لـ Gantt وتخصيص الموارد ، مما يجعل من السهل إدارة المشاريع. تشمل البرامج الشهيرة في إدارة المشاريع Trello و Asana و Microsoft Project.
- أدوات الاتصال
يعد التواصل الفعال أمرًا حاسمًا لنجاح أي مشروع. هناك العديد من أدوات الاتصال المتاحة لـ PMO ، بما في ذلك البريد الإلكتروني والرسائل الفورية وبرامج المؤتمرات عبر الفيديو. تساعد هذه الأدوات في الحفاظ على تواصل أعضاء الفريق وضمان بقاء قنوات الاتصال مفتوحة. تشمل الأدوات الشهيرة للاتصال Slack و Microsoft Teams و Zoom.
- أدوات إدارة المحفظة
يتحمل PMO المسؤولية عن إدارة محفظة المشاريع في المؤسسة ، والتي يمكن أن تكون مهمة صعبة. يمكن لأدوات إدارة المحفظة المساعدة في تحليل المشاريع وتحديد الأولويات واختيار المشاريع التي تتوافق مع أهداف الأعمال. توفر هذه الأدوات نظرة قيمة على محفظة
- أدوات إدارة المال
تحتاج مكاتب إدارة المشاريع لتتبع تكاليف المشاريع والتأكد من أنها داخل الميزانية. أدوات إدارة المال للمساعدة في تتبع النفقات والتنبؤ بالتكاليف وإدارة الميزانيات.
توفر هذه الأدوات بيانات مالية في الوقت الحقيقي يمكن للأمانات المسؤولة عن إدارة المشاريع استخدامها لاتخاذ القرارات المطلوبة بما يتوافق مع أهداف المؤسسة. وتشمل الأدوات المشهورة لإدارة المال QuickBooks، Xero، وSage.
- أدوات التقارير
مكتب إدارة المشاريع مسؤول عن تقديم التقارير إلى الأطراف المعنية، بما في ذلك المديرين التنفيذيين ورعاة المشاريع. تستطيع أدوات التقارير المساعدة في إنشاء تقارير شاملة تقدم معلومات قيمة حول محفظة المشاريع في المؤسسة. تمكّن هذه الأدوات الأمانات المسؤولة عن إدارة المشاريع من تقديم بيانات المشروع بشكل واضح وموجز، مما يجعلها سهلة الفهم للأطراف المعنية. وتشمل الأدوات المشهورة للتقارير Tableau، Power BI، وSAP.
وفي الخلاصة، يتوقف نجاح مكتب PMO على الأدوات التي يستخدمها. فالأدوات المناسبة يمكن أن تساعد في إدارة المشاريع، والتواصل بفعالية، وتحليل محفظة المشاريع، وإدارة الميزانيات، وتقديم التقارير للأطراف المعنية. عليه، يجب على مكتب إدارة المشاريع تقييم احتياجاتهم واختيار الأدوات التي تتماشى بشكل أفضل مع المشروع و التي بالتأكيد ستنعكس علي الأداء العام و الذي بدوره يؤدي الي التنفيذ بالشكل المطلوب .
