إن إنشاء ميثاق المشروع هو خطوة حرجة في إدارة المشاريع. فهو يحدد نطاق المشروع ويوفر خارطة طريق لفريق المشروع للمتابعة. ومع ذلك، هناك أخطاء شائعة يرتكبها مديرو المشاريع عند إنشاء ميثاق المشروع، مما يؤدي إلى فشل المشروع أو تأخيره.
في هذه المقالة، سنناقش الأخطاء الأكثر شيوعًا عند إنشاء ميثاق المشروع وكيفية تجنبها.
- عدم إشراك أصحاب المصلحة
في عملية الإنشاء أحد أكثر الأخطاء شيوعًا هو عدم إشراك أصحاب المصلحة في عملية الإنشاء. فأصحاب المصلحة لديهم مصلحة مباشرة في نجاح المشروع، ويمكن أن يساعدوا في تحديد المخاطر المحتملة وتحديد نطاق المشروع وتوفير رؤية حول أهداف المشروع والأهداف. وبعدم إشراك أصحاب المصلحة، يمكن أن يكون ميثاق المشروع غير كامل أو غير دقيق، مما يؤدي إلى تأخير المشروع أو فشله.
لتجنب هذا الخطأ، يجب على مديري المشاريع إشراك أصحاب المصلحة من بداية المشروع وطلب مداخلتهم طوال عملية الإنشاء. يمكن القيام بذلك من خلال الاجتماعات أو الاستطلاعات أو المقابلات لجمع المعلومات والتعليقات اللازمة.
- عدم تحديد نطاق المشروع
يعتبر عدم تحديد نطاق المشروع بشكل كاف خطأ شائع. بدون فهم واضح لنطاق المشروع، قد يواجه مدير المشروع صعوبة في إدارة الموارد والسيطرة على تكاليف المشروع وتلبية المواعيد النهائية للمشروع. ويمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث توسع غير مخطط له في نطاق المشروع مما يتسبب في تأخيرات وزيادة في الميزانية.
لتجنب هذا الخطأ، يجب على مديري المشاريع تحديد نطاق المشروع بشكل صريح وتضمينه في ميثاق المشروع. ويجب أن يكون النطاق واضحًا ومختصرًا ويشمل أهداف المشروع والمنتجات المسلمة والمعالم الزمنية. كما يجب توضيح النطاق للمعنيين لضمان وجود فهم واضح لما يتوقع.
- عدم تضمين مخاطر المشروع
يجب أن يحدد ميثاق المشروع المخاطر المحتملة ويقدم خطة للتخفيف منها أو تجنبها. ومع ذلك، يفشل العديد من مديري المشاريع في تضمين المخاطر في ميثاق المشروع، مما يترك المشروع عرضة للظروف الغير متوقعة التي يمكن أن تؤدي إلى تأخير أو إفساد المشروع.
لتجنب هذا الخطأ، يجب على مديري المشاريع إجراء تحليل للمخاطر وتضمين النتائج في ميثاق المشروع. يجب أن يحدد التحليل المخاطر المحتملة وأثرها على المشروع، وكذلك استراتيجيات التخفيف لتقليل احتمالية حدوثها أو تأثيرها.
- تحديد أهداف المشروع والجداول الزمنية غير الواقعية
هو خطأ شائع آخر. عندما تكون أهداف المشروع والجداول الزمنية غير قابلة للتحقيق ، قد يصبح فريق المشروع غير محفز ، مما يؤدي إلى تأخير أو فشل المشروع.
لتجنب هذا الخطأ ، يجب على مديري المشاريع تحديد أهداف وجداول زمنية واقعية للمشروع بناءً على نطاق المشروع والموارد المتاحة والمخاطر المحتملة. كما أنه من الضروري التواصل بشأن هذه الأهداف والجداول الزمنية مع أصحاب المصلحة لضمان توافق الجميع على توقعات المشروع.
- عدم مراجعة وتحديث ميثاق المشروع
ميثاق المشروع ليس وثيقة ثابتة ، وعدم مراجعته وتحديثه بانتظام هو خطأ شائع. مع تقدم المشروع ، قد تتغير الأهداف والجداول الزمنية والمخاطر ، مما يتطلب تعديلات على ميثاق المشروع.
لتجنب هذا الخطأ ، يجب على مديري المشاريع مراجعة وتحديث ميثاق المشروع بانتظام لضمان أنه يعكس الحالة الحالية للمشروع. وسيساعد هذا الأمر فرق المشروع على البقاء على المسار وضمان توافق الجميع على أهداف وتوقعات المشروع.
إن إنشاء ميثاق المشروع خطوة حرجة في إدارة المشاريع. ومع ذلك، يمكن أن تؤدي الأخطاء الشائعة إلى فشل المشروع أو التأخير في تنفيذه. وباستشراف جميع الأطراف المعنية، وتعريف نطاق المشروع، وتضمين المخاطر، وتحديد الأهداف والجداول الزمنية الواقعية، ومراجعة وتحديث ميثاق المشروع بانتظام، يمكن لمديري المشاريع تجنب هذه الأخطاء وزيادة احتمال نجاح المشروع.
